業務システムが定着しない理由と対策｜「使われない」を「使われる」に変える
公開: 2026-06-02 / 更新: 2026-09-13
研修では分かっていても、実際の申請や登録で手が止まる。そんな操作の迷いには、使う画面の上で次の手順を案内する方法があります。InputGuideなら、業務を知る担当者が入力欄やボタンをクリックしてガイドを作り、新しいメンバーにも同じ案内を届けられます。本記事では定着しない原因を切り分け、1つの業務を自分で進められるよう支援する方法を紹介します。
目次（9項目）
なぜ業務システムは定着しないのか
入力を後回しにする人へ、どの業務で何が負担になっているかを確認します。たとえば、同じ内容の重複入力には連携や項目の整理、必要な画面へ入れない場合には権限の見直しが必要です。そのうえで、次のような使い方の伝わりにくさが残っていないかを調べます。
- 導入時の研修は、その場では理解しても時間が経つと忘れられる
- マニュアルは別の場所にあり、操作の途中では読まれない
- 新人や異動者に、業務ルールや入力例が引き継がれていない
- 「使い方が分からない」とき、すぐ聞ける案内が画面上に無い
業務や設定の問題を見直し、残った操作の迷いへ案内を置く。
「定着しない」を4つの段階に分ける
「現場が使ってくれない」という言葉だけでは、打ち手を選べません。利用開始前に止まっているのか、操作途中で止まるのか、完了しても続かないのかを分けます。
| 段階 | 現場で見える兆候 | 主な打ち手 |
|---|---|---|
| 入口 | 使う場面が分からない、または必要な画面へ入れない | 業務との対応を共有し、入口・権限を確認する |
| 操作 | 項目・ボタンの意味が分からず、人へ聞く | 画面上の手順ガイドと入力例を追加する |
| 完了 | 入力ミス、処理エラー、差し戻しで業務が終わらない | 項目の設計やエラー原因を直し、入力例・確認手順を整える |
| 継続 | 一度使っても、Excelや口頭運用へ戻る | 利用の利点と負担を聞き、運用・連携・再確認用の案内を見直す |
同じ「使われない」でも、権限不足と項目の意味が分からない状態では打ち手が違います。操作観察や問い合わせ記録で原因を確かめ、案内を追加するだけで解決できるかを判断します。
研修・資料・操作案内を使い分ける
集合研修・操作説明会
業務の全体像や判断基準を共有するために使います。操作の機会が少ない業務では忘れることもあるため、あとから必要な手順を確認できる資料や案内を組み合わせます。新人や異動者にどう届けるかも決めます。
マニュアル整備
規程、背景、例外を含む参照先として用意します。対象画面から該当箇所へ進めるようにし、画面変更時の更新担当者を決めます。長い資料で探しづらい場合は、日々の操作説明を短く分けます。
入力ルールの通達・督促
入力期限や責任を共有することは必要です。ただし、入力の重複や項目の意味が分からないことが原因なら、督促だけでは負担が残ります。提出が遅れる理由を確認し、項目・運用・説明を見直します。
操作中に迷う箇所へ、画面上の案内を置く
業務や設定を見直しても、項目の意味や次の操作への質問が続く場合は、画面上のガイドを試します。必要な場所で入力例や手順を確認できるようにし、実際に業務を終えられるかを観察します。案内は必要な業務・利用者に絞ります。
- 対象の項目やボタンをハイライトし、「次に何をするか」をその場に表示する
- 入力欄には入力例・形式チェック・自動変換を添え、迷いと差し戻しを減らす
- どのステップで人が詰まっているかを計測し、案内を改善し続ける
- 新メンバーにも、同じ案内が初日から画面上に届く
定着するガイドは「機能説明」ではなく「業務完了」を案内する
すべての機能を順番に紹介する長いツアーは、途中で読む目的を失いやすくなります。利用者が終わらせたい業務を1つ選び、その完了までに必要な操作だけを短くつなぐ方が実務で使われます。
| 避けたい作り方 | 定着につながる作り方 |
|---|---|
| メニューや機能を網羅的に紹介する | 「経費申請を提出する」など、1つの業務完了を目的にする |
| 画面の説明を長文で表示する | その場で必要な判断と次の操作だけを書く |
| 全員に同じ説明を出し続ける | 対象業務・権限・習熟度に合わせて公開範囲を分ける |
| 公開して終わる | 離脱や操作時間を見て、言葉と順序を更新する |
問い合わせ、差し戻し、操作時間の大きい業務から始めます。ガイドがなくても迷わない画面には付けず、支援が必要な瞬間へ集中させる方が、利用者にも運用担当者にも負担がありません。
定着率を上げる進め方
- 使われていない・つまずきの多い操作を特定する
- その画面に、操作手順と入力補助のガイドを設置する
- どこで詰まっているかを計測し、案内の言葉や順序を改善する
- ガイドをチームで共有し、誰が来ても同じ案内が届く状態にする
新しいメンバーが来たときも、同じ入力例や手順を確認できる状態を保ちます。研修・問い合わせへの対応時間と、ガイドの作成・更新時間を合わせて記録すれば、運用負担が減ったかを判断できます。
定着率は「ログイン数」だけで測らない
ログインしていても、目的の業務が完了していなければ定着したとは言えません。操作の入口から完了、その後の継続利用まで、複数の指標をつなげて見ます。
| 見る指標 | 判断できること |
|---|---|
| 対象業務への到達 | 利用者が入口を見つけ、使い始めているか |
| ステップ別の離脱 | どの説明・項目・画面遷移で止まっているか |
| 操作時間・未操作時間 | 理解できず手が止まる箇所がないか |
| 業務の完了・差し戻し | 対象システムの記録で、正しい状態で業務を終えられたか |
| 問い合わせ件数・対応時間 | 対象業務に対する問い合わせの負担が変わったか |
| 自己解決 | 利用者への確認や対応記録で、人に質問せず目的の業務を終えられたか |
| 継続利用 | 次回も同じシステムで業務を行っているか |
最初に現状値を残し、ガイド公開後に同じ指標を比べます。結果が変わらなければ、ガイドを増やす前に、対象箇所・表示タイミング・説明文が実際の詰まりに合っているかを見直します。
対象システムに合わせて導入方法を選ぶ
社内システムでも、他社SaaSと自社開発のWebシステムでは導入方法が異なります。対象システムのコードを変更できるか、利用者のChromeへ拡張を配布できるかで選びます。
| 対象 | 導入方法 |
|---|---|
| kintone・Salesforce・SAPなど他社の業務SaaS | Chrome拡張でコードを変更せずガイドを後付けする |
| 改修せず使いたい既存の社内システム | 利用者へChrome拡張を配布してチームで利用する |
| 自社でコードを管理する社内Webシステム | scriptタグを1行設置し、利用者へ直接配信する |
InputGuideで、業務を終えるまでの案内を自分で作る
InputGuideでは、案内したい入力欄やボタンを順番にクリックすると、案内文と進行条件が自動設定されます。自社の業務ルールは必要に応じて編集し、実際の操作画面へそのまま表示できます。開発者へツアーの実装や文言変更を依頼せず、業務を知る担当者が案内を作り、直せることが利点です。
たとえば顧客登録なら、会社名・担当者・保存ボタンを選んで最初のガイドを作ります。「正式な会社名を入力」のような説明を添えれば、新しいメンバーも入力中にルールを確認できます。質問を受けて説明を直したときは、共有するガイドを更新して次に使う人へ届けられます。
- 利用者は別の手順書を探しに行かず、操作画面で次の手順や入力例を確認できる
- kintone・Salesforce・SAPなどの業務システムにはChrome拡張で後付けでき、案内のためのシステム改修を待たずに始められる
- 利用分析と改善提案から、止まりやすいステップと説明の改善候補を確認できる
- 提案を担当者が確認・編集し、A/Bテストで案内を比較できるため、どの説明を採用するか判断しやすい
自社で管理するWebシステムにはscriptでガイドを配信できます。まずは1つの申請・登録を対象に、作成と更新のしやすさを体験し、利用データが集まったら改善提案も活用します。
提供開始後は1ヶ月無料・カード登録不要
最初の顧客登録を案内するガイドを作ろう
無料期間に、入力欄から保存までの短いガイドを作成。実際に使うメンバーへ共有し、迷わず進めた箇所と説明を足したい箇所を確認して、その場で直す流れを試せます。
継続する場合だけ、初回請求日の前日までにカードを登録してください。登録すると無料期間終了後に課金が始まります。未登録のままなら、料金は発生せず無料期間の終了時に利用が停止します。
現在は無料の事前登録を受け付けています。提供開始日と利用開始方法をメールでご案内します。