Concurの画面にガイドをクリックだけで作成、表示。経費精算で迷わせない

Concurの画面に自社の経費ルールを表示する方法

経費規程はPDFや社内ポータルに置かれるのが一般的です。しかし社員が迷うのは精算を入力している最中で、その瞬間に規程を開いて該当条項を探す人はほとんどいません。確実に届くのは、入力しているConcurの画面そのものにルールを出すことです。InputGuideなら次の4ステップで表示できます。

• ① Chrome拡張をインストールする（Concur側の設定変更・カスタマイズは一切不要）
• ② 案内したい精算画面を開き、迷いやすい項目をクリックして選ぶ
• ③ 吹き出しに経費区分の選び方・上限額・添付ルールを設定する。ステップをつなげば精算手順のツアーになる
• ④ グループへ共有する。精算を行う社員全員の画面に、同じルールが表示される

なぜ経費精算は差し戻しが減らないのか

経費精算は「頻度が低く、ルールが細かい」典型的な業務です。出張、交際費、備品購入——ケースごとに必要な情報も添付書類も変わります。しかも規程は改定されるため、以前の記憶どおりに入力すると差し戻しになります。

社員は規程を読み込む前に、まず入力を始めます。そして分からない箇所で止まり、経理へ確認するか、推測で進めて差し戻される。どちらの経路も、経理の工数として跳ね返ります。差し戻しが減らない原因は、ルールが入力の場に置かれていないことにあります。

Concurでよくある詰まりポイントと、その場での解消

InputGuideは、社員が実際につまずく場所に、その瞬間の案内を置きます。よくある詰まりと解消のしかたは次のとおりです。

• 経費区分・勘定科目の選択で迷う → 選択基準と具体例をその項目の隣に表示
• 上限額や条件を満たさず差し戻される → 該当箇所に自社規程の条件を明示
• 領収書の添付ルールが分からない → 必要な書類の条件を入力時点で示す
• 日付・金額の形式違いで進めない → 入力例と形式チェックをその場に出す
• 出張・交際費など種類ごとに手順が違う → 入口で目的別に誘導する

規程PDFの配布・研修との違い

規程の配布や研修は、実際に精算する時点との間に時間が空きます。人は使う直前でなければ細かなルールを覚えられません。結果として「配ったのに守られない」状態になりがちです。

InputGuideはルールを探しに行かせません。入力している画面の、迷っている項目のすぐ隣に表示します。作成はノーコードなので、経理の担当者自身が項目をクリックして作り、規程改定にも編集だけで追従できます。

差し戻しが減ったかを「数字」で確認できる

InputGuideは、どのステップで未操作・離脱・入力エラーが起きているかを計測します。「どの経費の、どの項目で社員が詰まっているか」がデータで見えるため、勘ではなくボトルネックに絞って案内を改善できます。

差し戻しの多い経費種別から小さく始め、完遂率（最後まで申請を完了できた割合）の変化を見ながら横展開する——この回し方で、月末の経理の負担を着実に軽くできます。