SmartHRの画面にガイドを表示。年末調整も入社手続きも迷わせない

SmartHRの画面に記入例つきの操作ガイドを表示する方法

SmartHRは従業員が自分で手続きを進めるツールです。だからこそ、案内が「画面の外」にあると読まれません。PDFマニュアルや社内ポータルの手順書を用意しても、実際に入力している画面までは届かないためです。確実に届くのは、入力しているSmartHRの画面そのものに案内を出すことです。InputGuideなら次の4ステップで表示できます。

• ① Chrome拡張をインストールする（SmartHR側の設定変更・カスタマイズは一切不要）
• ② 案内したいSmartHRの手続き画面を開き、迷いやすい入力欄をクリックして選ぶ
• ③ 吹き出しに説明・記入例・形式チェックを設定する。ステップをつなげば手続きのツアーになる
• ④ グループへ共有する。同じ手続きを行う従業員全員の画面に、同じ案内が表示される

なぜ年末調整シーズンに問い合わせが集中するのか

年末調整や入社手続きは、多くの従業員にとって「年に一度」または「入社時の一度きり」の作業です。慣れる機会がないまま、保険料控除や扶養の要件といった専門用語に向き合うことになります。人事にとっては当たり前の言葉でも、入力する側には初見の用語です。

その結果、従業員は入力の途中で手を止め、人事へ「これはどう書けばいいか」と個別に確認します。同じ質問が何十件も届き、繁忙期の人事が消耗する——これが毎年繰り返される構造です。原因は従業員の理解不足ではなく、案内が入力の場に置かれていないことにあります。

SmartHRでよくある詰まりポイントと、その場での解消

InputGuideは、従業員が実際につまずく場所に、その瞬間の案内を置きます。よくある詰まりと解消のしかたは次のとおりです。

• 控除・扶養の欄で手が止まる → 判断基準と記入例を、その項目の隣に表示
• 金額や日付の形式違いで進めない → 入力例と形式チェックをその場に出す
• 全角/半角の混在で差し戻し → 自動変換で、意識しなくても正しい形に
• どの手続きから始めるか分からない → 入口で目的別に誘導する
• 添付書類の要否が分からない → 必要な書類の条件を該当箇所で明示

社内マニュアルの配布との違い

マニュアルやFAQページを整備しても、「探して・開いて・該当箇所を見つける」という手間が残ります。入力の途中でその手間をかけられる従業員は多くありません。結果、マニュアルは作られたが読まれない状態になりがちです。

InputGuideは、案内を探しに行かせません。入力している画面の、迷っている項目のすぐ隣に表示します。しかも作成はノーコードで、人事の担当者自身が項目をクリックして作り、制度変更にも編集だけで追従できます。

問い合わせが減ったかを「数字」で確認できる

InputGuideは、どのステップで未入力・離脱・入力エラーが起きているかを計測します。「どの手続きの、どの項目で従業員が詰まっているか」がデータで見えるため、勘ではなくボトルネックに絞って案内を改善できます。

問い合わせの多い手続きから小さく始め、完遂率（最後まで手続きを完了できた割合）の変化を見ながら横展開する——この回し方なら、翌年の年末調整は今年より確実に軽くなります。