サイボウズ Officeの画面にガイドをクリックだけで作成、表示。申請で迷わせない

サイボウズ Officeの画面に操作ガイドを表示する方法

申請手順は掲示板や共有フォルダの手順書に置かれがちですが、社員が困るのは申請書を書いている最中です。その瞬間に別の場所を探しに行く人は多くありません。確実に届くのは、操作している画面そのものに案内を出すことです。InputGuideなら次の4ステップで表示できます。

• ① Chrome拡張をインストールする（サイボウズ Office側の設定変更・カスタマイズは一切不要）
• ② 案内したいワークフローの画面を開き、迷いやすい項目やボタンをクリックして選ぶ
• ③ 吹き出しに説明・記入例・形式チェックを設定する。ステップをつなげば申請手順のツアーになる
• ④ グループへ共有する。同じ申請を行う社員全員の画面に、同じ案内が表示される

なぜ中小企業ほど「聞く運用」が固定化するのか

専任の情シスがいない組織では、グループウェアの運用ルールが明文化されないまま回りがちです。設定した担当者にとっては自明でも、使う社員にはその前提が共有されていません。しかも申請は日常業務ではないため、前回の書き方を覚えている人はほとんどいません。

結果として「詳しい人に聞く」運用が固定化し、総務や管理担当へ同じ質問が繰り返し届きます。担当者が不在だと業務が止まる——この属人化は、機能ではなくルールの置き場所の問題です。

サイボウズ Officeでよくある詰まりポイントと、その場での解消

InputGuideは、社員が実際につまずく場所に、その瞬間の案内を置きます。よくある詰まりと解消のしかたは次のとおりです。

• どの申請書を使うか分からない → 入口で目的別に誘導する
• 記入ルールが分からず書けない → 記入例をその項目の隣に表示
• 必須項目の抜けで差し戻される → 差し戻しの多い項目にヒントを重点配置
• 日付・金額の形式違いで進めない → 入力例と形式チェックをその場に出す
• 承認経路の選び方が分からない → 選択基準を該当箇所で明示する

手順書の整備・口頭説明との違い

手順書を整備しても、「探して・開いて・該当箇所を見つける」手間が残ります。口頭説明は記録が残らず、担当者が代わるたびに一から教え直しになります。どちらも運用が続くほど負担が増えていきます。

InputGuideは案内を探しに行かせません。操作している画面の、迷っている項目のすぐ隣に表示します。作成はノーコードなので、総務の担当者自身が項目をクリックして作り、運用変更にも編集だけで追従できます。

定着しているかを「数字」で確認できる

InputGuideは、どのステップで未操作・離脱・入力エラーが起きているかを計測します。「どの申請の、どの項目で社員が詰まっているか」がデータで見えるため、勘ではなくボトルネックに絞って案内を改善できます。

問い合わせの多い申請から小さく始め、完遂率（最後まで申請を完了できた割合）の変化を見ながら横展開する——この回し方で、担当者への依存を段階的に解消できます。