Garoonの画面にガイドを表示。ワークフロー申請で迷わせない

Garoonの画面にワークフローの操作ガイドを表示する方法

Garoonの申請手順は、掲示板や共有ファイルの手順書に置かれがちです。しかし社員が困るのは申請書を書いている最中で、その瞬間に別の場所を探しに行く人は多くありません。確実に届くのは、操作しているGaroonの画面そのものに案内を出すことです。InputGuideなら次の4ステップで表示できます。

• ① Chrome拡張をインストールする（Garoon側の設定変更・カスタマイズ・プラグイン開発は一切不要）
• ② 案内したいワークフローの画面を開き、迷いやすい項目やボタンをクリックして選ぶ
• ③ 吹き出しに説明・記入例・形式チェックを設定する。ステップをつなげば申請手順のツアーになる
• ④ グループへ共有する。同じ申請を行う社員全員の画面に、同じ案内が表示される

なぜGaroonのワークフローは属人化するのか

Garoonのワークフローは、申請書の種類・記入ルール・承認経路が組織ごとに作り込まれます。作った担当者にとっては自明でも、使う側の社員にはその前提が共有されていません。しかも申請は日常業務ではないため、前回の書き方を覚えている人はほとんどいません。

結果として「詳しい人に聞く」運用が固定化し、総務や情シスへ同じ質問が繰り返し届きます。申請の種類が増えるほど、この負担は積み上がります。定着の壁は機能ではなく、ルールが操作の場に置かれていないことにあります。

Garoonでよくある詰まりポイントと、その場での解消

InputGuideは、社員が実際につまずく場所に、その瞬間の案内を置きます。よくある詰まりと解消のしかたは次のとおりです。

• どの申請書を使うか分からない → 入口で目的別に誘導する
• 記入ルールが分からず書けない → 記入例をその項目の隣に表示
• 必須項目の抜けで差し戻される → 差し戻しの多い項目にヒントを重点配置
• 日付・金額の形式違いで進めない → 入力例と形式チェックをその場に出す
• 承認経路の選び方が分からない → 選択基準を該当箇所で明示する

カスタマイズ・手順書運用との違い

Garoonの操作案内は、カスタマイズや手順書の整備でも実現できますが、開発・保守の負担が大きく、申請書を変えるたびに手直しが必要です。InputGuideはChrome拡張で画面の上にガイドを重ねるため、Garoon側の設定に一切触れません。

ノーコードで案内したい項目をクリックして選ぶだけなので、総務の担当者自身がガイドを作って更新できます。運用ルールの変更にもガイドの編集だけで追従でき、開発リソースを使わずに運用できます。

定着しているかを「数字」で確認できる

InputGuideは、どのステップで未操作・離脱・入力エラーが起きているかを計測します。「どの申請の、どの項目で社員が詰まっているか」がデータで見えるため、勘ではなくボトルネックに絞って案内を改善できます。

問い合わせの多い申請から小さく始め、完遂率（最後まで申請を完了できた割合）の変化を見ながら横展開する——この回し方で、Garoonの定着と問い合わせ削減を継続的に進められます。